Menu

Maak het verschil: 5 aandachtsgebieden bij het inregelen van je verzendproces!

Gastblog door Jorn Spiertz van Pakketmail

Je webshop ziet er goed uit en alle producten staan erin. De voorraad is op orde en marketingactiviteiten om je doelgroep te bereiken werpen vruchten af. De orders stromen binnen. Nu richt je je op de volgende activiteit: het inregelen van het logistiek proces om ervoor te zorgen dat jouw klanten hun bestelde pakketjes in goede orde ontvangen.


Verzenden is een cruciaal onderdeel bij het runnen van een webshop. Dit onderdeel verdient dan ook alle aandacht voordat je de webshop online zet. Denk goed na over de manier waarop je het logistiek proces inregelt. Realiseer je dat de manier waarop je dit aanpakt het verschil kan maken tussen tevreden en ontevreden klanten!

In deze blog brengen wij 5 punten onder de aandacht waarmee je rekening moet houden bij het inregelen van je verzendproces.

Verpakking: functioneel en onderscheidend

Het verpakken van jouw producten voor verzending heeft allereerst een functioneel doel. Tijdens het transport vallen pakketten op elkaar van de sorteerband en worden pakketten op elkaar gestapeld. Zorg ervoor dat jouw pakketten goed verpakt worden en tegen schokken en stoten kunnen. Houd rekening met de volgende punten om ervoor te zorgen dat jouw klanten hun producten in goede staat ontvangen:


  • Gebruik een stevige, goed passende doos zonder vochtige plekken of scheuren;
  • Wikkel ieder product in geschikt materiaal zoals papier of bubbelfolie, voor extra bescherming;
  • Gebruik vulmateriaal om lege ruimtes in de doos op te vullen. Bijvoorbeeld met luchtkussentjes, opvulpapier of houtwol;
  • Sluit het pakket goed af met verpakkingstape;
  • Indien je zware pakketten verstuurt, gebruik dan dubbel- of zelfs driedubbelgolfkarton en verstevig de hoeken extra.

Los van het feit dat een verpakking functioneel is, kan deze natuurlijk ook helpen je te onderscheiden van andere webshops. Onderscheid jij je door pakketten te gebruiken met een andere kleur dan een standaardkleur? Gebruik je een designprint passend bij de stijl van je webshop? Voeg je een handgeschreven kaartje toe aan het pakket? Wees creatief en laat zien dat je aandacht hebt voor jouw klant.

Vervoerders: krijg inzicht in de verschillen

Er zijn veel verschillende vervoerders waarmee je samen kunt werken voor het verzenden van je producten. Iedere vervoerder heeft elk zijn eigen specialiteit. Sommige vervoerdersnetwerken zijn meer ingesteld op lichte en kleine zendingen, andere juist op grotere, zwaardere zendingen. Verder zijn er vervoerders met een sterk nationaal verzendnetwerk, terwijl anderen juist zijn gespecialiseerd in internationaal vervoer. Ook transittijden kunnen per bestemming en vervoerder variëren.


Vaak zien we dat prijs de doorslaggevende factor is in het kiezen van een vervoerder. Echter bieden vervoerders met het scherpste verzendtarief voor een bepaald type zending en bestemming niet per definitie ook het beste netwerk. Natuurlijk kun je bij het selecteren van een vervoerder rekening houden met de prijs, maar houd daarnaast ook rekening met factoren zoals bezorgtijden en het soort verzendnetwerk (nationaal of internationaal).


  • Neem netwerkkwaliteiten en specialiteiten van vervoerders mee in je overweging. Kies een vervoerder of combinatie van vervoerders die past bij jouw producten en bestemmingen. Een vermiste zending en een ontevreden klant wegen niet op tegen een kleine besparing op verzendkosten.

Er zijn verschillende bedrijven die het mogelijk maken om vanuit één verzendomgeving via verschillende vervoerders te verzenden. Via dergelijke bedrijven kun je onafhankelijk advies inwinnen over welke vervoerders het beste passen bij jouw verzendprofiel en wensen.

Trackingcommunicatie: informatief en nét wat extra's

Middels ‘track & trace’ service kunnen geadresseerden precies zien waar een zending voor het laatst gescand is. Bij verschillende vervoerders wordt er zelfs aangegeven op welk tijdstip de zending naar verwachting geleverd wordt. Goede informatie over de bezorging is essentieel en draagt bij aan een positieve ervaring rondom de aankoop van de producten in jouw webshop.

Deel de juiste trackinggegevens dus met je klanten zodra een verzendlabel is aangemaakt. Dát je de gegevens deelt is het belangrijkste, maar uiteraard wil je dit ook zo eenvoudig mogelijk doen. Maak daarom gebruik van een verzendsysteem waarbij deze gegevens automatisch verstuurd worden.


Hoe kun je verder het verschil maken voor jouw klanten rondom trackingcommunicatie?

  • Overweeg of je jouw klanten automatisch wilt updaten over een vordering in het verzendproces.
  • Heb je buitenlandse klanten? Zorg er dan bij voorkeur voor dat je deze klanten van informatie voorziet in hun eigen taal.
  • Gebruik de momenten waarop trackingmails verstuurd worden om jouw merk extra onder de aandacht te brengen en zorg voor een goede opmaak inclusief logo.

Retourzendingen: helder en laagdrempelig

Je wilt natuurlijk zo min mogelijk retourzendingen, maar je zult altijd klanten houden die een product willen retourneren. Het is dan belangrijk om aandacht te besteden aan de manier waarop jouw klanten pakketten terug kunnen sturen. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat consumenten eerder geneigd zijn tot aankopen op het moment dat een webshop een goede, voordelige en gebruiksvriendelijke oplossing voor retourzendingen biedt.


  • Zorg voor volledige informatie rondom het retourproces dat je hanteert en probeer dit zo eenvoudig mogelijk te houden voor een klant.
  • Ook voor retourzendingen geldt dat er vele mogelijkheden zijn. Onderzoek de opties en selecteer verschillende opties om voor de verschillende wensen van jouw klanten een passende oplossing te kunnen bieden.

Wil je je ook op buitenlandse markten richten met je webshop? Vergeet in dat geval geen retouropties voor jouw internationale klanten.

Schade en vermissing: weet wat te doen

Op het moment dat je een pakket overdraagt aan een vervoerder ben je de controle over de zending kwijt. Ondanks dat het verzendproces aan jouw kant nog zo goed is ingeregeld, kan er uiteraard altijd iets verkeerd gaan bij de levering. Zo kan een zending beschadigd aankomen of in het meest vervelende geval zelfs helemaal niet aankomen. Helaas hoort ook dit bij het runnen van een webshop. Weet wat je te doen staat in geval van beschadiging of vermissing:


  • Weet welke verzekeringsvoorwaarden van toepassing zijn op je zending om verrassingen rondom vergoeding te voorkomen.
  • Bepaal voordat je met vermissing of beschadiging te maken krijgt hoe je omgaat met beschadiging of vermissing richting je klant.
  • Zet de te ondernemen stappen voor het opstarten van een claimtraject bij een vervoerder voor jezelf op papier om zo snel mogelijk te kunnen handelen – welke informatie heeft de vervoerder nodig en wat heb jij hiervoor van jouw klant nodig?

De manier waarop je met een dergelijke situatie omgaat, is bepalend voor het gevoel dat jouw klant overhoudt aan de aankoop. Probeer een vervelende situatie áltijd positief op te lossen. Bespreek de situatie met je klant en biedt een passende oplossing waarbij de klant zo min mogelijk hinder ondervindt. Jouw aanpak kan het verschil maken tussen een negatieve review en geen herhalingsaankopen of een positieve review en vervolgaankopen.

Jorn Spiertz

Jorn Spiertz is COO bij Pakketmail.
contact@pakketmail.nl
+31 (0)85 208 1500