5 tips om je webshop draaiende te houden als je op vakantie bent

Vakantie is belangrijk, maar is het ook vanzelfsprekend? Voor online ondernemers is dat de vraag. We vinden het niet vreemd dat de winkel om de hoek een aantal weken sluit wegens vakantie, of dat de zelfstandige automonteur die je kent een tijdje niet bereikbaar is omdat hij er zelf even tussenuit is. Maar hoe zit dit bij webshops? Kondigen veel webshops aan dat ze wegens vakantie tijdelijk niet ‘open’ zijn of niet leveren? Kun je als online ondernemer vakantie nemen? Zo ja, hoe doe je dit verantwoord? In deze blog geven we je 5 tips om je webshop draaiende te houden als je op vakantie bent.

Een gebruiksvriendelijke optie is de volgende: meld op jouw shop dat producten die in jouw vakantieperiode worden besteld, pas op ‘datum X’ worden verzonden. Het aantal bestellingen zal naar verwachting teruglopen, maar je biedt klanten in ieder geval de mogelijkheid om producten te bekijken en te bestellen. Wie weet heeft een aantal klanten geen haast en vinden ze het geen probleem om een aantal dagen of weken te wachten op hun pakketje. Duidelijk communiceren is hierbij wel essentieel.

Houd er rekening mee dat niet alle klanten via de homepage jouw shop binnenkomen. Een bezoeker die via Google op een productpagina in jouw shop terechtkomt moet ook weten dat producten pas later worden verzonden. Vermeld de langere levertijd dus bij voorkeur op iedere pagina (bijvoorbeeld in de header of footer) en in de bestelbevestiging.

Wanneer je meldt dat producten later worden geleverd, kun je bezoekers direct vertellen hoe je gedurende de vakantieperiode bereikbaar bent. Je kunt ervoor kiezen om niet bereikbaar te zijn, maar je kunt ook af en toe kijken of je nieuwe e-mails hebt, en de telefoon links laten liggen. Plaats bijvoorbeeld een berichtje waarin je aangeeft dat klanten in noodgevallen een mail kunnen sturen, maar dat deze niet direct gelezen zal worden. Wanneer je hebt besloten om je mail af te handelen tijdens jouw vakantie, is het natuurlijk wel essentieel om over Wifi te beschikken op je vakantieadres, of om zelf een internetbundel te hebben die genoeg MB’s bevat om dagelijks mail te checken en te beantwoorden. Omdat de roamingtarieven in Europa gelijk zijn, hoef je in ieder geval geen rekening meer te houden met extra kosten voor datagebruik in Europa, maar wordt jouw verbruik gewoon verrekend met de MB’s die in jouw abonnement zitten.

Wil je echt even volledig los komen van jouw shop? Denk er dan ook eens aan om het contact uit te besteden aan een externe partij, zoals 1850 Webshop Support. 1850 Contact Center biedt de ideale oplossing om als webshop optimaal bereikbaar te zijn én biedt jou klanten persoonlijke service.

Een mooie optie voor het afhandelen van je orders terwijl jij op je vakantieadres bent, is een fulfillment partij. Hierbij geef je het volledige logistieke proces -orderpicking, verpakking en verzending- uit handen aan een externe partij. Zo kunnen jouw orders gewoon besteld en verzonden worden zonder dat je hiervoor iets hoeft te doen.

Een partij zoals webshoporders.nl brengt veel voordelen met zich mee tijdens jouw vakantieperiode:

• Geen langlopende contacten
• Verzending tot 21.00 met keuze uit verschillende verzendmogelijkheden
• Prijs per pakket vooraf bekend
• Óók voor starters en kleine webshops

Een derde, eveneens gebruiksvriendelijke, optie is het tijdelijk uitbesteden van jouw shop. Het kan zijn dat je de logistiek zoals eerder besproken reeds hebt uitbesteed, waardoor je enkel het servicegedeelte moet uitbesteden. Regel je zowel de logistiek als service zelf? Dan moet je het geheel uitbesteden. Kijk eens om je heen of je iemand kent die een extra, tijdelijk, bijbaantje zoekt of weinig plannen heeft tijdens de zomer. Zorg dat diegene de basisfunctionaliteiten van het softwaresysteem kent waardoor hij de noodzakelijke handelingen zelfstandig kan uitvoeren en orders kan verwerken. Je kunt jouw tijdelijke vervanger natuurlijk ook de handleidingen van CCV Shop voorleggen, zodat hij een en ander kan nalezen wanneer hij niet zeker is van zijn zaak. Deze optie vergt natuurlijk enige planning vooraf, en niet te vergeten vertrouwen. Daarentegen: verloopt de tijdelijke vervanging soepel en succesvol? Dan kun je zonder stress nog een keertje op vakantie.

De vierde en meest rigoureuze optie is het volledig sluiten van jouw webshop. Wanneer mensen jouw shop proberen te bezoeken lukt dit niet, maar krijgen ze een ‘op vakantiemelding’. Deze optie is verre van gebruiksvriendelijk en is niet aan te raden. De kans dat iemand hierna nog eens terugkomt op jouw shop wordt door zo’n beslissing kleiner en daarnaast kan het sluiten van jouw shop funest zijn voor je positie in de resultaten van zoekmachines zoals Google.

Een goede voorbereiding voordat je op vakantie gaat belangrijk, waaronder communicatie naar je klanten. Waar moet je allemaal aan denken?

• Communiceer duidelijk naar je bezoekers in hoeverre jouw webshop gedurende de vakantie is geopend. Om extra duidelijk te zijn kun je ook een mailing sturen naar jouw klantenbestand om ze hierover te informeren.
• Als aanvulling op een mailing en/of bericht op social media over de verminderde bereikbaarheid van jouw shop, kun je ook een blog schrijven. Je kunt ook tijdens jouw afwezigheid met regelmaat bloggen. Zet een serie blogberichten klaar met vakantie-inspiratie, die je zo plant dat er iedere week dat je op vakantie bent eentje live gaat. Dit werkt ook goed tegen de eventuele dip in jou SEO resultaten
• Worden producten later geleverd omdat je op vakantie bent, of heb je een vervanger die jouw webshop tijdelijk runt? Denk er dan over na om lopende campagnes ‘on hold’ te zetten gedurende deze periode omdat je jouw klanten niet de service kunt bieden die ze gewend zijn. Het is tijdens jouw afwezigheid waarschijnlijk niet gewenst dat het extra druk wordt op jouw webshop, ook al heb je een vervanger die tijdelijk jouw webshop runt. Hij of zij is misschien wel nieuw in de e-commerce en kan niet alles in zijn of haar eentje opvangen. Zet dus bijvoorbeeld Google Ads- en Facebookcampagnes op pauze en plan geen Facebook- of Instagramberichten in die als doel hebben mensen naar je webshop leiden. Wel kun je natuurlijk berichten op social media inplannen waarmee je jouw klanten informeert over het feit dat jouw shop tijdelijk iets minder goed bereikbaar is, of berichten die zomers getint zijn en dus dienen als vermaak, maar niet aanzetten tot het doen van een aankoop.
• Kom klanten tegemoet met een kleine vakantiekorting, en stel deze korting dus voor jouw vertrek al in via de onderhoudstool van jouw shop. Dit gebaar kan net voldoende zijn voor klanten om te besluiten om niet-dringende bestellingen toch bij jou te plaatsen ondanks een latere levering.

Het kan best even stressen zijn in de periode voorafgaand aan je vakantie, maar vergeet niet dat vakantie bedoeld is om bij te komen. Met 30 graden aan een meertje in Italië liggen terwijl je strest over je webshop is natuurlijk niet de definitie van bijkomen. Wanneer je van jezelf weet dat je deze stress niet eenvoudig opzij kunt zetten, kun je er natuurlijk ook voor kiezen om thuis te blijven en in je tuin te genieten van het Nederlandse zonnetje, met af en toe je laptop op schoot. Welke keuze je ook maakt: succes, en probeer te genieten!