6 tips voor een goede boekhouding

Iedere ondernemer is verplicht om een administratie bij te houden. Veel webwinkeliers kijken op tegen het bijhouden van de administratie, toch is het erg belangrijk voor je webshop. Boekhouden hoeft ook niet moeilijk te zijn. Daarom geven wij je 6 tips om je boekhouding overzichtelijk en efficiënt bij te houden.

Simpel gezegd is boekhouden het netjes en overzichtelijk bijhouden van alle financiële administratie van je webshop. Naast de belastingaangifte zijn inkomende en uitgaande offertes en facturen belangrijke onderdelen van de boekhouding. Het zorgen voor een kloppende boekhouding is belangrijk het  inzicht in je eigen webshop maar daarnaast ben je hiertoe als ondernemer ook wettelijk verplicht.

Na verloop van tijd worden de stapels facturen, bonnen en contracten steeds groter. Bewaar je al deze papieren netjes in mappen? Dan is het aan te raden om de documenten van datums te voorzien. Voor de inkomstenbelasting en je btw-aangifte wordt namelijk gekeken naar de factuurdata. Krijg je een factuur op 29 maart? Dan geldt deze voor het eerste kwartaal, ook als je hem pas op 1 april betaalt. Dit geldt andersom overigens ook voor de facturen die je zelf verstuurt. Het is dus erg belangrijk om alles op te slaan met de juiste datum.

Consistentie is om meerdere redenen één van de geheimen van een goede boekhouding. Door maandelijkse of wekelijkse vaste momenten in te plannen waarop je je boekhouding gaat doen, blijft je administratie up-to-date en stapelt het werk zich niet op. Indien je de boekhouding blijft uitstellen, kost het steeds meer tijd om je inkomsten en uitgaven goed te administreren. Daarnaast kun je door een vast moment in te plannen rekening houden met belangrijke data zoals je belastingaangifte.

Voor de overzichtelijkheid van je boekhouding is het essentieel om de financiën van werk en privé gescheiden te houden. Open daarom altijd een zakelijke rekening, zodat alle transacties voortaan via een aparte rekening lopen. Zo voorkom je dat je correcties moet uitvoeren in je administratie en zorg je eenvoudig voor meer in- en overzicht.

Daarnaast is de zakelijke rekening niet alleen in praktische zin een voordeel, het komt ook meteen een stuk professioneler over. Je kunt klanten aangeven wat het rekeningnummer is van je zakelijke rekening, inclusief een zakelijke tenaamstelling.

Hangen de kosten af van hoeveel tijd je in je product stopt? Dan is het een goed idee om je gewerkte tijd bij te houden, zelfs als je een vast bedrag vraagt voor een project. In dit geval kan het alsnog zinvol zijn de tijd bij te houden. Hierdoor kun je er bijvoorbeeld achter komen of het gefactureerde bedrag te laag is. De analyse van de gewerkte tijd kun je ook nog eens gebruiken als indicatie voor de prijs die je vraagt.

Het bijhouden van je uren kun je handmatig doen, maar er bestaat ook  urenregistratie software. Daarnaast hebben veel boekhoudprogramma’s ook een tijd- of urenregistratie feature. De facturatie van je werkzaamheden wordt hierdoor ineens een stuk makkelijker!

Het opzetten van je administratie vraagt om enige boekhoudkundige kennis. Zonder deze voorkennis kan het lastig zijn om je administratie goed in te richten. Er zijn genoeg boekhouders en professionals die het opzetten van een administratie juist als uitdaging zien en je graag helpen. Vraag dus gerust om hulp! Beschikken over een goed boekhoudprogramma maakt je namelijk nog niet tot een goede boekhouder. Je kunt er ook voor kiezen om alleen de aangiftes en controles door een boekhouder te laten uitvoeren. Op deze manier houd je zelf vat op je financiële situatie, maar weet je zeker dat elk jaar correct wordt afgesloten.

Het toepassen van webshop koppelingen voor het automatiseren van de boekhouding levert meerdere voordelen op. Je verhoogt hiermee namelijk je efficiëntie, maar ook de foutmarge wordt kleiner. De meeste gegevens hoef je namelijk niet meer handmatig in te voeren. Ook kan ervoor worden gezorgd dat orders direct in je administratie worden overgenomen. Super handig dus!

Om je te helpen met je boekhouding heeft CCV Shop een directe koppeling gemaakt met een aantal boekhoudsystemen. Met deze koppeling kun je eenvoudig jouw orders toevoegen aan jouw boekhouding zonder ingewikkelde imports en/of exports. De webwinkelsoftware communiceert direct met één van deze boekhoudsystemen. Een simpele muisklik is voldoende om jouw orders in jouw boekhouding te plaatsen.