Gastblog door Joost Hermans, verantwoordelijk voor commercie bij Webwinkelfacturen
Als CCV Shop webwinkelier doe je online zaken met je klant. Je doet er alles aan om:
- de klant goed te informeren over je producten en diensten
- het makkelijk te maken om bij jou te bestellen
- diverse betaalmethoden aan te bieden
- voorspelbaar te leveren
- een correcte factuur te sturen
Helaas ben je als webwinkelier daarnaast nog best veel geld of tijd kwijt aan het correct administreren van de webwinkelverkopen. En dat kan vandaag de dag beter!
Waarom moet je eigenlijk een administratie bijhouden?
Er zijn maar weinig ondernemers die het leuk vinden hun financiële administratie bij te werken, zeker als het een kwestie is van het overtypen van gegevens die allemaal al electronisch beschikbaar zijn in een ander systeem.
Maar ja, het moet. Het is een wettelijke verplichting. Daarbij zijn er regels met betrekking tot facturen en factuurnummering die bij omnichannel webwinkeliers nog meer werk geven omdat ze via meerdere kanalen verkopen. Hoe dan ook, ieder kwartaal moet de btw afgedragen worden en aan het einde van het jaar moet de jaarrekening opgemaakt worden.
Twee tips
Bijna alle ondernemers werken met een boekhoud(st)er die hen ondersteunt bij de financiële administratie. Voor advies, controle en in sommige situaties voor de administratieve werkzaamheden zelf.
Of je nu zelf je boekhouding doet of samenwerkt met je boekhoud(st)er, hier zijn 2 tips:
1. Ga online boekhouden – bespaar kosten en voorkom onnodige fouten!
2. Koppel jouw webshop bij CCV Shop aan de boekhouding – nooit meer data overtypen!
Als je online boekhoudt, kun je significant besparen op de administratieve en terugkerende werkzaamheden. Of je het nu zelf doet (tijd), of dat je het door de boekhoud(st)er laat doen (geld). Daarnaast kun je als je online boekhoudt ook veel beter samenwerken met je boekhoud(st)er. Je administratie is namelijk meer up-to-date. Met een correct bijgewerkte administratie kun je sneller beslissen, makkelijker besparen op werkkapitaal en voorkom je boetes en naheffingen van de Belastingdienst. En - heel belangrijk – je hebt minder stress, want je bent altijd bij met je administratie.
Het mooie is dat een koppeling je helpt om ook complexere verkopen te administreren. Voorbeelden van complexere verkopen zijn:
btw bij de verkoop in rekening en je dient deze verkopen als intracommunautaire verkopen (ICP) op te geven. De
koppeling helpt niet alleen deze ICP boeking apart te administreren maar verifieert ook de geldigheid van het
opgegeven btw-nummer via de Europese instantie die daar over gaat (het VIES). Voor particuliere verkoop binnen de EU
moet je apart gaan administreren als je boven de drempelwaarde van een land uitkomt.
administreert in je boekhouding, omdat anders de korting volledig van je winst afgaat. En dat hoeft natuurlijk niet.
in rekening is gebracht op deze betaalkosten, hetgeen wel moet. De koppeling controleert dit voor je.
verzendkosten is dan afhankelijk van de inhoud van je winkelwagen. De koppeling zet automatisch de verkopen door op
aparte grootboekrekeningen voor laag/hoog btw in je boekhouding. Makkelijk!
aangemaakt in de boekhouding. De koppeling helpt bij terugkerende verkoop de orders onder dezelfde debiteur te
boeken. Dat is handig als je einde van het jaar je klantomzet wilt analyseren in je boekhoudpakket. Het is ook mogelijk
om in te stellen altijd te boeken op vaste debiteuren.
winkel hebt of nog telefonische verkoopstromen hebt. De koppeling maakt voor dergelijke systemen in het |}
boekhoudpakket ook artikelen aan en dit kan je in specifieke gevallen helpen de voorraad tussen de boekhouding en
CCV Shop synchroon te houden.
verkoopnummers gebruikt. De koppeling helpt waar mogelijk dergelijke extra nummers door te zetten naar de
boekhouding. Dat maakt het namelijk eenvoudiger in je boekhouding om de geldstromen af te letteren tegen de
verkopen.
Je ziet dus dat een koppeling niet alleen tijd bespaart doordat je data niet meer hoeft over te typen, maar je ook kan helpen om fouten te voorkomen.
De praktijk
CCV Shop heeft een prachtige App Store met zeer veel verschillende apps van logistiek, tot marketing, van betaalmethoden tot rapportages en van verkoopkanalen tot boekhouding. En als jouw boekhoudpakket in de App Store staat kun je tot 30 dagen vrijblijvend uitproberen jouw webshop te koppelen met de boekhouding. Veel CCV Shop webwinkeliers gingen je voor en waren binnen 5 minuten gekoppeld.
Nadat je gekoppeld bent worden bestellingen automatisch doorgezet en hoef je in principe alleen nog maar een controle te doen. Controle blijft belangrijk en je wordt hierin maximaal ondersteund door een persoonlijk dashboard en een wekelijkse overzichtsmail.
Uit de feedback van klanten kunnen we opmaken dat een koppeling 3 tot 5 minuten tijd bespaart per bestelling, afhankelijk van de complexiteit en omvang van de bestelling. Dat scheelt in een jaar dus enorm veel tijd!
Oftewel
Een webwinkelier die zoveel doet voor zijn klanten om mooie producten en diensten goed vindbaar en betaalbaar te bestellen en te leveren, verdient het om zo weinig mogelijk geld en tijd kwijt te zijn aan de financiële administratie. Dit kan vandaag de dag door online te gaan boekhouden en jouw webshop te koppelen aan de boekhouding.
Call to action
Als je ook minder tijd wilt besteden aan je financiële administratie, overleg dan met je boekhoud(st)er over de mogelijkheden van het automatiseren van jouw verkopen in je boekhouding.
Als je al gebruikmaakt van een online boekhoudpakket, meld je dan vandaag nog aan voor een proefperiode via de CCV Shop App Store.